展示会をする際に大切なこと・準備に必要なこと

まずは会場選びと確保が大切!

展示会をしたい場合、まずは会場が必要です。会場は、市民会館など、地域住民が安く借りることができるところから、本格的な大きなホールまでさまざまあります。アクセスがしやすいか、外からも展示会場があることがわかりやすいかといった点も重要になります。中には無料で借りることができる場所もあります。予算や目的に合わせて会場を選びます。選ぶときは、必ず一度は下見に行くことが大切です。サイトなどで見た印象と、実際の印象が違うことはよくあります。

会場の準備は時間をたっぷりととる!

会場の準備をする際、数時間で終わると思って展示会の当日に準備をする……というのでは失敗する場合が多いです。予想しているよりも時間はかかるものですし、トラブルによって間に合わないということもあります。できるだけ前日も会場を抑えて、前日のうちまでに搬入や準備をしてしまっておくことが大切です。準備に必要なものが足りなかった場合でも、前日ならまだ買いに行ったりといった作業が間に合います。予約は準備の日も含めてします。

当日は受付のほかに責任者も会場にいること!

会場の準備が終わっても、責任者は当日も会場にいる必要があります。受付だけしかいない場合、何かトラブルがあった場合に対処することが難しいからです。大声を出したりほかのお客さまや受付などのスタッフに絡むお客さまがいた場合、注意をしたり退場させるのは責任者の仕事です。会場内を定期的にチェックしたり、すぐに会場に出向ける場所に待機していて、何かあった時にすぐ対処できるようにしておきます。責任者がきちんと動けるかどうかで展示の印象が変わります。

展示会の施工は限られたスペースを生かして企業の商品の魅力を伝えられる業者に任せると、理想の仕上がりが実現します。